Главная / Поддержка / Вопросы по RightFax / Краткое руководство пользователя RightFax 9.4

Краткое руководство пользователя RightFax 9.4

Городская факс слубжа логотип

 

 

Городская факс служба

техподдержка

 

Утилита клиентского доступа RightFax FaxUtil

 

 

Запуск утилиты клиентского доступа

Для запуска утилиты клиентского доступа RightFax FaxUtil нажмите Пуск => Программы => Captaris => FaxUtil

 

FaxUtil Image 1

 

Создание нового факсимильного сообщения для отправки

    1. Нажатие на значок Создать факс FaxUtil Image 2 откроет диалоговое окно ввода информации об отправляемом факсе.
    2. В диалоговом окне ввода информации об отправляемом факсе добавьте номер или адрес электронной почты получателя. Укажите обложку и выберите параметры факса, заполните поле заметок вкладки Заметки на обложке, выберите один или несколько файлов для отправки во вкладе Вложения, а также укажите дополнительные параметры для отправки факса в вкладке Дополнительные параметры.
    3. Нажмите Отправить для отправки факсимильного сообщения.

 

Отправка факса на указанный адрес

    1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Главная.
    2. Нажмите на стрелку напротив Номер факса и выберите Адрес электронный почты или SMS номер в выпадающем меню. Введите имя, адрес электронной почты или SMS номер получателя, а также другую информацию. Поля, названия которых выделены жирным шрифтом, обязательны для заполнения. Факсимильное сообщение, отправляемое на адрес электронной почты, будет отправлено как прикрепленный файл. Факсимильное сообщение, отправляемое на SMS номер передаст на этот номер только Заметки на обложке.

 

Выбор адреса получателя из телефонной книги

    1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Главная.
    2. Нажмите значок Телефонная книга для открытия окна с записями в Вашей телефонной книге.
    3. Дважды щелкните левой кнопкой мыши на ту запись, на которую Вы хотите отправить факс. Каждая запись, на которую будет отправлен факс, отображается в списке Текущие получатели факса.
    4. Нажмите ОК для возврата в диалоговое окно ввода информации о факсе. Если Вы выбрали одну запись из телефонной книги, в поле адреса получателя факса автоматически появится адресная информация получателя. Если Вы выбрали несколько записей из телефонной книге, то в поле Имя отобразится общее количество получателей факсимильного сообщения.

 

Обложка для отправляемого факса

    1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Главная и поставьте галочку около параметра Использовать обложку.
    2. Нажмите на вкладку Заметки на обложке.
    3. В поле Заметки укажите текст, который будет добавлен на обложку факса. Максимальная вместимость поля - 21 строка.
    4. Нажмите на вкладу Дополнительные параметры.
    5. В поле Файлы обложек выберите обложку из списка. Вы можете сменить обложку факса только в том случае, если у Вас есть на это право, предоставленное администратором факс-сервера.
    6. В поле От введите ту контактную информацию, которую Вы хотите добавить на обложку факса

 

Прикрепление (вложение) документов из библиотеки

 

Библиотека документов - это легко доступный набор документов, которые часто используются в Вашей организации. Библиотека создается администратором факс-сервера и обычно включает маркетинговые материалы, прайс-листы и характеристики продуктов.

  1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Вложения.
  2. Дважды щелкните левой кнопкой мыши в списке Доступных вложений на тот документ библиотеки, который Вы хотите прикрепить к отправляемому факсу. Каждый выбранный файл добавляется в список Выбранные вложения. По мере добавления вложений, новые файлы документов буду появляться внизу списка Выбранные вложения.

 

Прикрепление (вложение) файлов

 

  1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Вложения.
  2. Нажмите значок Обзор FaxUtil Image 3 для выбора файла для вложения. Прикрепите файл, который хотите отправить. Вы можете прикрепить неограниченное количество файлов. Каждый добавленный файл будет отображаться в списке Выбранные вложения. По мере добавления вложений, новые файлы буду появляться внизу списка Выбранные вложения.

При отправке на адрес электронной почты, Вы можете включить параметр Оригинальный формат для отправки вложения в оригинальном (исходном) формате файла, вместо отправки вложения в формате факсимильного сообщения.

 

Наложение бланка

 

Наложение бланка формирует изображение факсимильного сообщения из двух изображений в одно. Например, часто используемым наложением формы бланка является наименование организации. Вы можете добавить один бланк на каждый документ.

  1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Дополнительные параметры.
  2. Используйте поле Использовать бланк для выбора бланка, который Вы хотите наложить на отправляемый факс.

 

Указание кодов платежей

 

Коды платежей используются администратором факс-сервера для идентификации отправителя, получателя или содержимого документов. Обычно коды платежей не фигурируют в отправляемых документах, но сохраняются по каждому документу на факс-сервере.

  1. В диалоговом окне ввода информации нажмите на вкладку Главная.
  2. В разделе Учет введите один или два коды платежей или нажмите на Поиск для открытия окна с списком возможных кодов платежей.

 

Добавление записей в телефонную книгу

 

Утилита клиентского доступа RightFax FaxUtil позволяет создавать персональную телефонную книгу номеров факсов и адресов электронной почты. Вы можете создавать отдельные записи, группировать их для отправки факсимильных сообщений нескольким получателям. Записи в телефонной книге могут быть как личные, так и общие. Личную запись в телефонной книге можете просматривать только Вы. Общие записи в телефонной книге доступны всем пользователям утилиты клиентского доступа FaxUtil в компьютерной сети организации.

 

Создание отдельной записи в телефонной книге

    1. Нажмите значок Открыть телефонную книгу FaxUtil Image 4 на панели инструментов утилиты клиентского доступа.
    2. В открывшемся окне нажмите Создать запись.
    3. Введите имя создаваемой записи в телефонной книге в поле ID.
    4. Для добавления номера факса получателя в отдельной записи, введите номер факса в поле Номер факса 1 и заполните остальные поля данных. Для добавления адреса электронной почты или SMS номера получателя, нажмите на стрелку напротив имени поля Номер факса 1 и выберите Адрес электронной почты или SMS номер и заполните остальные поля.
    5. Включите нужные Вам опции и нажмите ОК. Новая отдельная запись появится в телефонной книге и обозначится значком FaxUtil Image 7 если указан номер факса, FaxUtil Image 5 если указан адрес электронной почты или FaxUtil Image 6 если указан SMS номер получателя факсимильного сообщения.

 

Создание группы записей в телефонной книге

    1. Нажмите значок Открыть телефонную книгу FaxUtil Image 4 на панели инструментов утилиты клиентского доступа.
    2. В открывшемся окне нажмите Создать группу.
    3. Введите имя группы записей в телефонной книге в поле ID.
    4. В списке, расположенном слева, выберите отдельные записи, которые Вы хотите добавить в создаваемую группу и нажмите значок Добавить в группу FaxUtil Image 8 для перемещения отдельной записи в поле Записи в группе, расположенное справа. В создаваемую группу Вы можете добавлять как отдельные записи, так и другие созданные группы отдельных записей.
    5. Включите нужные Вам опции и нажмите ОК. Новая отдельная запись появится в телефонной книге и обозначится значком FaxUtil Image 9 .

 

Перенаправление и пересылка факсов

 

Когда Вы пересылаете факсимильное сообщение из Вашего почтового ящика, его копия отправляется получателю факса, а оригинал документа остается в Вашем почтовом ящике. Когда Вы перенаправляете факсимильное сообщение, оригинал факсимильного сообщения отправляется получателю и документ удаляется из Вашего почтового ящика.

 

Перенаправление факса на номер или адрес электронной почты

    1. Выберите факсимильное сообщение для перенаправления и нажмите значок Перенаправить на новый номер FaxUtil Image 10 на панели инструментов.
    2. Заполните поля данных о получателе факса в диалоговом окне ввода информации и нажмите ОК для отправки.

 

Перенаправление факса другому пользователю утилиты клиентского доступа в компьютерной сети

    1. Выберите факсимильное сообщение для перенаправления и нажмите значок Перенаправить пользователю FaxUtil Image 11 на панели инструментов.
    2. В открывшемся окне двойной щелчок левой кнопкой мыши добавляет пользователей из списка пользователей утилиты клиентского доступа компьютерной сети в список получателей факсимильного сообщения. Нажмите ОК для перенаправления факса.

 

Пересылка факса другому пользователю утилиты клиентского доступа в компьютерной сети

    1. Выберите факсимильное сообщение для пересылки и нажмите значок Переслать пользователю FaxUtil Image 12 на панели инструментов.
    2. В открывшемся окне двойной щелчок левой кнопкой мыши добавляет пользователей из списка пользователей утилиты клиентского доступа компьютерной сети в список получателей факсимильного сообщения. Нажмите ОК для перенаправления факса.

 

Сортировка факсимильных сообщений

    • Нажатие на заголовок столбца в поле просмотра списка входящих и исходящих факсов сортирует их по убыванию.
    • Повторное нажатие на тот же заголовок столбца в поле просмотра списка входящих и исходящих факсов сортирует их по возрастанию.
    • Нажатие правой кнопкой мыши на заголовок столбца в поле просмотра списка входящих и исходящих факсов открывает меню с дополнительными параметрами сортировки.

 

 

Просмотр почтовых ящиков других пользователей

 

Администраторы факс-сервера, администраторы групп пользователей, а также их представители, могут просматривать почтовые ящики пользователей утилиты клиентского доступа RightFax FaxUtil. Если у Вас есть право на просмотр почтовых ящиков других пользователей, в дереве списка папок утилиты клиентского доступа появляется дополнительная ветка Другие пользователи.

    1. Нажмите + для раскрытия ветки Другие пользователи. Список показывает группы пользователей и почтовые ящики пользователей этих групп. Путем раскрытия ветки группы Вы сможете отыскать почтовый ящик того пользователя, который Вам нужен.
    2. Нажатие на имя папки показывает входящие и/или исходящие факсимильные сообщения другого пользователя.
  •  

 

Просмотр факсов

 

Двойной щелчок левой кнопкой мыши открывает окно с содержимым выбранного факсимильного сообщения.

 

FaxUtil Iname 13

Вкладка распознания текста появляется, если у Вас включена опция распознания текста и текст был предварительно распознан.

Вкладка PDF появляется только при просмотре отправляемого факса, к которому был прикреплен файл формата PDF. Для просмотра изображений в формате PDF в утилите клиентского доступа у Вас должен быть установлен Adobe Acrobat Reader версии 3.0 и выше.

 

Для добавления комментария необходима регистрация